USÜL mü ESAS mı?

Eskiden bir iş yaparken nasıl yapıldığına değil sonucuna bakardım hep. İnsanlara kızardım “gidiş yoluna çok takılıyorsunuz; amacımız başarılı olarak hedeflenen sonuca ulaşmaktır” diye serzenişte bulunurdum. Yani bir nevi “sonuca giden her yol mübah” gibi gelirdi.

Ama gün geçti, devran döndü. Anladım ki bir işin yapılış usulü de en az sonucu kadar önemliymiş. Peki nasıl bu kanaate eriştim, niçin görüşlerim değişti?

Öncelikle usul kelimesinin TDK manasına bakalım; karşımıza güzel birkaç anlam çıkıyor ama mana aynı:

• ·         Yöntem
• ·         Bir amaca erişmek için izlenen, tutulan yol, sistem, prosedür, politika
• ·         Bilimde belli bir sonuca erişmek için bir plana göre izlenen yol, metot
• ·         Bir sorunu çözmek, bir deneyi sonuçlandırmak, bir konuyu öğrenmek ya da öğretmek gibi amaçlara ulaşmak için bilinçli olarak seçilen ve izlenen düzenli yol

Gördüğümüz kadarıyla usül, hedefe giderken hangi yoldan nasıl gideceğimizi gösteren bir mana teşkil ediyor. Peki usül nasıl belirlenir, kimler tarafından gerçekleştirilir?  Bu sorunun cevabı bana göre aynen kanunlarda olduğu gibidir: sözlü ve yazılı. Yani yazılı prosedür, talimatlar ile bir işin nasıl yapılması gerektiğini tarif edebilirsiniz. Ya da kişilerin iş yapış tarzları, o kişiye verilen işlerin usülü olabilir. 

Maalesef bu konuda hem kurumlarda hem de çalışanlarda birçok sıkıntının olduğunu gözlemlemekteyim. Öncelikle çoğu kurumların birçok yazılı prosedür ve talimatları olduğu halde bunlar var olmaktan öteye gidemiyorlar. Yani yazılanlar kullanılmıyor, bırakın kullanılmayı yöneticiler de dahil çoğu çalışanın haberi bile olmuyor. Kişilerin iş yapış tarzları da onların usüllerini yansıtır demiştik. Fakat burada da eğer tutarlı biriyle karşı karşıya değilseniz onun da usülü sürekli değişkenlik gösterecektir. 

Peki niye bu kadar takıldım ben bu usül konusunda? İnanın işler bir şekilde ilerliyor. Bulunduğumuz konumda bizden başka birisi de olsa bizim işimiz bir şekilde ilerleyecektir. Belki biraz yavaş, belki biraz hızlı… Belki biraz problemli belki biraz daha az hatalı… Bizim yaptığımız işleri bu dünyada yapabilecek binlerce insanın var olduğunu kabul etmemiz lazım. “Peki bizi farklı kılan nedir?“ diye sorarsak ortaya çıkacak cevaplardan bir tanesi de “usül” olacaktır. Yani “işimizi yaparken hangi yöntemleri izliyoruz?” sorusu bizi farklı kılacaktır. 

Siz işinizi yaparken diğer çalışma arkadaşlarınızla ya da diğer birimlerle olan uyumunuz usülünüzü gösterir. Eğer siz onları strese sevk ediyor ya da gereksiz yere iş yüklerini artırıyorsanız sıkıntı vardır. Veya yapılması gereken işi; o işten etkilenecek insanların bildiği yöntemle yapmıyorsanız, tarzınızda sıkıntı vardır. Özellikle yazılı olarak belirlenen yöntemlerin çıktıları da illa ki bu belgelerde belirtilmiştir. Sizin farklı bir usül kullanmanız muhtemelen işin çıktı değerlerini de değiştirecektir.

Fakat en önemli etkeni insandır. Usül, çalışma arkadaşlarımız ya da müşterilerimizle olan ilişkilerimizi, geleceğe yönelik dayanışmamızı belirler. Eğer sadece sonuca odaklanarak insanları görmezden gelerek hareket edersek aldığımız başarılı sonucunda bir kıymeti kalmayacaktır. İnsanların hayatını ya da işini etkileyecek kararlar verirken bir yöntem belirlenmeli buna göre kararlar alınmalıdır.

Aynı şekilde kurumların iş yapış yöntemlerindeki sapmalar da kurumların yapısına zarar verecektir. Çünkü devletler nasıl kanunlarla ayakta durursa, kurumlarda prosedür ve talimatlarıyla hayatlarını devam ettirirler. 

Ayrıca usül, adalet getirir. Çünkü işin yapılış tarzı bir nevi verginin toplanması gibidir. Eğer vergi memuru kanunda yeralan vergi toplama usüllerine göre işlem yapmazsa insanlara zülmetmiş olur. Ve bu takdirde ilgili kanun gösterilerek yargılanabilir. Aynen devlet hukukunda olduğu gibi yeri geldiğinde kurumlar da talimat ve prosedürlerini kullanarak çalışanlarını sorguya çekebilir. İşleyişi denetleyebilir. Bu durumda usülün olmadığı kurumlar; usülsüzlüğü neye göre belirleyeceklerdir.

Kurumsal usülün getirmiş olduğu en büyük faydalardan biri de çalışanlar değişse bile işlerin devamlılığının sağlanabiliyor olmasıdır. Mesela bir faturanın kabul ve ödeme prosedürü kişiler değişse bile bir kurum için standart olarak kalacaktır. Böylece bir işin başarısı için tekrar bazı problemlerin yaşanmasına ve çözülmesine gerek kalmayacaktır.

Usüller değişebilir. Ama önemli olan değişikliğin kuruma, çalışanlara ve de müşterilere olan etkisidir. İlk etapta karlılığı artıran bir değişim, orta veya uzun vadede kurum yapısını, çalışan performansını ya da müşteri memnuniyetini olumsuz yönde etkileyecekse; yöntemde bir sıkıntı var demektir. 

Eski zamanlardan bir alim; “usül olmadan, vusul olmaz” diyor. Usülsüz yapılan iş bizi kısa vadede başarıya götürse bile, uzun vadede tutarlı ve işler bir kurum kurmamızı sağlamaz. Ayrıca muvaffakiyetin bir Sahibi vardır ve gayretin değeri de usül ile ölçülür.

Zühtü Hanedar

İstanbul, 2013